Wanneer we meetings en calls op afstand houden, is het goed dat we afspraken maken over het gebruik. Hiermee voorkomen we dat we we niet door elkaar heen praten, iedereen aan het woord kan komen en we op de meest efficiënte manier werken.
Opmerking: Is de internetverbinding een punt van aandacht begin dan met het uitzetten van je camera om zo de bandbreedte te verlagen.
Checklist vooraf aan de meeting
Zorg voor stabiel internet
Vind een rustige plek
Zorg dat iedereen op zijn eigen device inbelt
Gebruik bij voorkeur een hoofdtelefoon en zet niemand op luidspreker
Test je microfoon voordat je start
Zorg dat iedereen zijn camera aan zet, dit draagt bij aan een betere interactie en dat iedereen zijn aandacht erbij houdt
Vraag iedereen 5 minuten voor de call klaar te zitten en bovenstaande punten door te nemen zodat de meeting gelijk kan starten
Stuur een agenda rond voorafgaande de meeting
Checklist tijdens de meeting
Mute je microfoon als je niet praat. Hier zijn verschillende shortcuts voor per platform wat je gebruikt. (Cntrl+Shft+M in Teams of spacebar in Zoom)
Steek je hand op voor de camera als je iets wilt zeggen
Gebruik duim omhoog of duim omlaag als je het wel of niet eens bent
Ga niet eten of drinken, ook al ben je gemute, Op camera ziet dit er ook niet altijd even netjes uit
Zorg ervoor dat iemand notities maakt van de meeting, spreek dit af
Gebruik niet je toetsenbord, of zorg dat je gemute bent als je dit wilt doen
Leg je telefoon weg of zet hem op niet storen/slaap modus
Een van de lastigste elementen van online vergaderen kan vertraging zijn. Dus houd je aan de etiquetten als je iets wilt zeggen. Het is een bekend probleem dat mensen terughoudender worden met praten in een online meeting. Zorg er daarom ook voor dat je stelselmatig vraagrondes invoert zodat iedereen zijn moment krijgt om wat te zeggen. Online vergaderen kan erg intensief zijn dus wees duidelijk over de agenda, de duur en las indien nodig korte pauzes is.
