Alle nieuws

Online meeting: de afspraken

Wanneer we meetings en calls op afstand houden, is het goed dat we afspraken maken over het gebruik. Hiermee voorkomen we dat...

Wanneer we meetings en calls op afstand houden, is het goed dat we afspraken maken over het gebruik. Hiermee voorkomen we dat we we niet door elkaar heen praten, iedereen aan het woord kan komen en we op de meest efficiënte manier werken. 

Opmerking: Is de internetverbinding een punt van aandacht begin dan met het uitzetten van je camera om zo de bandbreedte te verlagen.  

Checklist vooraf aan de meeting

  • Zorg voor stabiel internet

  • Vind een rustige plek

  • Zorg dat iedereen op zijn eigen device inbelt

  • Gebruik bij voorkeur een hoofdtelefoon en zet niemand op luidspreker

  • Test je microfoon voordat je start

  • Zorg dat iedereen zijn camera aan zet, dit draagt bij aan een betere interactie en dat iedereen zijn aandacht erbij houdt

  • Vraag iedereen 5 minuten voor de call klaar te zitten en bovenstaande punten door te nemen zodat de meeting gelijk kan starten

  • Stuur een agenda rond voorafgaande de meeting

Checklist tijdens de meeting

  • Mute je microfoon als je niet praat. Hier zijn verschillende shortcuts voor per platform wat je gebruikt. (Cntrl+Shft+M in Teams of spacebar in Zoom)

  • Steek je hand op voor de camera als je iets wilt zeggen

  • Gebruik duim omhoog of duim omlaag als je het wel of niet eens bent

  • Ga niet eten of drinken, ook al ben je gemute, Op camera ziet dit er ook niet altijd even netjes uit

  • Zorg ervoor dat iemand notities maakt van de meeting, spreek dit af

  • Gebruik niet je toetsenbord, of zorg dat je gemute bent als je dit wilt doen

  • Leg je telefoon weg of zet hem op niet storen/slaap modus

Een van de lastigste elementen van online vergaderen kan vertraging zijn. Dus houd je aan de etiquetten als je iets wilt zeggen. Het is een bekend probleem dat mensen terughoudender worden met praten in een online meeting. Zorg er daarom ook voor dat je stelselmatig vraagrondes invoert zodat iedereen zijn moment krijgt om wat te zeggen. Online vergaderen kan erg intensief zijn dus wees duidelijk over de agenda, de duur en las indien nodig korte pauzes is.

Geschreven door

Mike

op

24 mrt. 2020